Pour une intégration en toute quiétude, certaines erreurs doivent être identifiées pour les éviter. Les statistiques émanant des agences de recrutement indiquent un taux de 20% de salariés qui veulent quitter l’entreprise dès le premier jour. Également, 98% des dirigeants voient l’onboarding comme étant un élément non-négligeable dans la rétention des salariés. Le principal défi de la branche ressources humaines est donc de donner l’envie à un salarié opérationnel, de rester longtemps dans la structure.
1- Ne pas informer l’équipe où sera intégré le salarié
Bien souvent, les collègues de travail du nouveau salarié ne sont pas informés de son arrivée. Durant l’intégration, cette omission peut très vite créer une atmosphère frustrant et de gêne au sein de l’équipe.
Pour éviter une telle situation, l’équipe RH doit tenir au courant l’équipe, voire l’impliquer dans le processus d’intégration. Mieux encore, le nom (avec ou sans la photo) ainsi que son poste et le jour de son arrivée du nouvel arrivant apparaissent dans une publication, diffusée parmi les informations en communication interne : c’est la solution onboarding rh.
2- Ne pas préparer l’arrivée du nouveau collaborateur
Le premier jour dans une entreprise est sûrement celui qu’on retient le plus, surtout s’il est marqué par une mauvaise expérience. Parmi les pires, on note l’oubli du RH ou encore l’absence de matériels pour accueillir le nouvel arrivant.
Le premier contact avec l’équipe de la RH, établi lors de l’intégration, conditionnera l’image de l’entreprise. Ainsi, il est recommandé d’accueillir le nouveau collaborateur en bonne et due forme, pour qu’il se sente attendu.
Il en va de même pour son poste de travail. Dès le premier jour, il n’est pas toujours évident de réunir toutes les conditions pour que le nouvel arrivant soit opérationnel de suite. Par contre, il devra au moins avoir à sa disposition les bases en milieu professionnel : chaise, bureau et matériel (bloc-notes, ordinateur…). Les personnes concernées doivent alors préparer cet environnement de travail, de préférence la veille de l’intégration. Les identifiants, les codes d’accès ou encore les mots de passe peuvent être communiqués le jour-même, pour que le collaborateur puisse être opérationnel au plus vite.
3- Oublier la présentation en interne
Parmi les erreurs durant une intégration, est le fait de ne pas présenter le « nouveau » aux anciens salariés de l’entreprise. Pour le mettre à son aise, il est recommandé de faire le tour des bureaux pour présenter le nouveau salarié aux différentes équipes. Toujours pour une meilleure intégration, l’idéal est de réunir toute l’équipe autour d’un déjeuner ou d’un goûter, durant les heures de pause. L’important est de ne pas le laisser seul pour sa première journée. Ce moment convivial, dans une atmosphère détendue, permet au nouvel arrivant de prendre ses marques rapidement.
En outre, il peut être intéressant de laisser la parole au nouveau collaborateur pour qu’il fasse une courte biographie de lui-même.
4- Ne pas être disponible
Afin de mettre le nouvel arrivant à l’aise, l’idéal est de réunir le maximum de personnel pour sa journée d’intégration. Cela indique à l’intéressé que son arrivée est importante pour les différents collaborateurs avec qui il sera amené à travailler.
Pour assurer cette démarche, disponibilité et accompagnement sont de mise. Il aura sûrement des interrogations concernant le mode de fonctionnement de l’entreprise, les objectifs fixés, quelques remarques sur l’esprit de la structure… Prendre en compte en temps et en heure de ces étonnements donnera déjà une image positive de l’entreprise. Enfin, l’intégrateur devra faire comprendre à son nouveau collège que si, dans le futur, il a d’autres questionnements, sa porte sera toujours ouverte.
5- Noyer le nouvel arrivant sous une tonne de paperasse
Qui dit nouveau salarié, dit forcément gestion de détails administratifs. Cela inclut la signature du contrat de travail, du contrat de mutuelle santé, des tickets restaurants ou du règlement intérieur.
Certes, ces informations sont à régulariser le plus tôt possible, mais le but tout de même de laisser un peu respirer le nouveau salarié. Certains papiers peuvent attendre le jour suivant, voire la semaine suivante.
6- Ne pas avoir de processus d’intégration de nouvel recru
Une étude menée par People OnBoard démontre que plus de 2/3 des entreprises ne disposent pas de formalités propres au processus d’intégration de nouveaux recrus. Or, ce chiffre est encore trop important, si l’on tient compte des conséquences engendrées par l’échec d’un recrutement.
La semaine d’intégration doit alors être chargée de tout un programme, en misant sur le divertissement et l’efficacité de la transmission d’informations. Le parcours repose sur les points suivants :
- La présentation de l’entreprise ;
- La visite des lieux ;
- L’explication des missions de l’entreprise ;
- Le mode de fonctionnement de l’organisme ;
- L’échange entre le nouvel arrivant et les autres membres de l’équipe ;
- L’intégration dans les différents départements ;
- La participation aux divers ateliers ou regroupements divers ;
- Les divers rendez-vous à chaque cycle, durant la période d’essai.
7- Communiquer une onde négative au nouveau salarié
Le recrutement d’un collaborateur est décidé pour une bonne raison. Un nouveau salarié ne signifie nullement salarié incompétent. Bien qu’il soit encore maladroit dans l’assimilation du mode de fonctionnement de la société, il faudra lui laisser du temps pour faire ses preuves. Personne n’a été directement opérationnel et efficace le premier jour.
Par ailleurs, cela ne constitue pas une raison pour décharger une anxiété à son égard, dès le premier jour. En communiquant ses angoisses et son stress, l’intégrateur agit directement sur la motivation du salarié. En plus d’être inefficace, cette attitude plombe son engagement et son implication.
Au premier jour et durant toute sa période d’essai, ce nouvel arrivant a besoin d’un accompagnement pour une installation optimale. Il doit apprendre à atteindre les objectifs et de trouver sa manière de le faire.
8- Considérer que l’intégration se limite à la première semaine
Limiter l’intégration dans le temps peut rapidement figurer parmi les erreurs à éviter. En effet, une intégration ne doit prendre fin que lorsque le salarié ne ressente plus le besoin d’être accompagné. Dès lors qu’il démontre encore des difficultés dans l’assimilation des processus internes ou qu’il n’a pas encore intégré la culture de l’entreprise, l’intégration demeure. À défaut d’un tel accompagnement, 22% des salariés optent pour une rupture de période d’essai.
Pour éviter ce taux d’abandon, et ainsi limiter les cas de « mauvaises intégrations », il est important de demander des retours, au nouveau collaborateur. L’idéal est de faire cela en fin de journée, bien qu’il soit possible de le faire en fin de semaine.