Actuellement, le contexte économique est perturbé par une crise sanitaire atypique. Face à cette crise sans précédent, le gouvernement français a choisi d’appliquer (comme beaucoup de ses voisins) la séquestration des citoyens. L’impact de cette décision sur l’économie française est significatif. De nombreuses entreprises sont concernées par ces mesures exceptionnelles et peinent à assurer la continuité de leurs activités dans ces conditions.
Le risque le plus important est désormais d’assurer la continuité des flux financiers. Payer les fournisseurs à temps reste une question délicate à ne pas négliger https://www.pepsport.fr/.
Les délais de paiement sont déjà longs, l’automatisation les empêche de s’allonger encore. De plus, l’État français a débloqué certaines aides pour valoriser les entreprises qui s’engagent volontairement dans la solidarité économique. Pour bénéficier de cette aide, les entreprises doivent répondre à certains critères, comme payer leurs fournisseurs le plus rapidement possible.
La digitalisation des processus, déjà en vogue ces dernières années, apparaît donc encore plus indispensable aujourd’hui. C’est en effet le meilleur moyen de réduire les délais de paiement et d’assurer la continuité des activités dans un contexte de télétravail.
Voyons comment la facturation électronique et la dématérialisation permettent de s’affranchir de certaines contraintes techniques.
La dématérialisation assure la continuité des activités des comptes fournisseurs
Bien entendu, la continuité des activités est importante pour les résultats et le chiffre d’affaires de l’entreprise, et elle est possible grâce à la dématérialisation. Dans cet environnement exceptionnel, les entreprises procèdent au télétravail lorsqu’elles ont les moyens techniques de le faire.
Il est vrai que ce n’est pas souvent qu’un tel protocole de confinement est déployé. Mais la dématérialisation reste un atout sur le long terme. Imaginons le cas des voyages d’affaires, par exemple. Lors d’un tel voyage, s’équiper de solutions Cloud, accessibles depuis Internet, pour la réception de vos factures, est un moyen de continuer à traiter efficacement les factures fournisseurs. Cette accessibilité à vos données financières depuis n’importe quel endroit, depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet, est possible grâce aux évolutions technologiques matsuba.fr.
Et pour vos fournisseurs, si votre solution le permet, c’est un moyen de suivre facilement l’état du traitement des factures, par exemple. Ils peuvent effectuer ces contrôles en se connectant à la plateforme de collecte des factures. Désormais, la mobilité est un atout qui garantit l’agilité en toutes circonstances. Il vous permet également de répondre plus rapidement aux demandes de vos employés, fournisseurs et clients, même lorsque vous n’êtes pas au bureau. Avec la dématérialisation, la continuité des activités est possible.
Un défi pour vos fournisseurs
La dématérialisation est un enjeu important pour vos fournisseurs et la préservation de la chaîne économique. La réception des factures fournisseurs de manière dématérialisée vous permet de les traiter dans un délai plus court que si vous receviez une facture papier. Dans un contexte de télétravail ou d’activité normale, la réception de factures électroniques accélère le traitement des factures. Pour vos fournisseurs, c’est une question importante. Parce qu’une facture que vous traitez est une commande ou un service payé à votre fournisseur?
Avec la dématérialisation et la continuité du traitement des factures, les flux financiers ne s’arrêtent pas et la trésorerie est à jour. Un fournisseur qui reçoit son paiement dans un délai respectable peut à son tour payer ses propres factures et celles des autres fournisseurs. La dématérialisation assure la continuité de l’activité et garantit le fonctionnement de l’activité. Et pour vous, cela signifie sécuriser l’approvisionnement en produits ou services. Bref, la continuité du traitement des factures permet la continuité des flux financiers.
Et les enjeux sont importants pour la survie des entreprises. En effet, en France, ¼ des faillites d’entreprises en 2018 sont dues à des délais de paiement trop longs (selon une étude de l’Observatoire des délais de paiement). Par rapport à l’année 2017, les délais de paiement ont été prolongés de 2 jours supplémentaires, pour atteindre un total de 73 jours. Avec la situation actuelle (crise sanitaire du Covid-19), les analystes s’attendent à une augmentation des délais de paiement (déjà longs).
Des études mettent en garde contre l’impact de ces retards sur les entreprises. De nombreuses entreprises sont aujourd’hui mises en danger par ces impayés. Car si les délais légaux sont dépassés, à partir de 30 jours de retard, les risques de faillite de l’entreprise sont multipliés par 6.
La crise du Covid-19 accentue ce phénomène car l’activité économique ralentit. Un communiqué du comité de crise convoqué par Bercy et la Banque de France sur cette problématique confirme l’augmentation des incidents de paiement depuis le début de la crise. « Au cours de la semaine du 30 mars, ils ont triplé par rapport à la même période en 2019 pour atteindre un montant d’environ 270 millions d’euros. Les petites entreprises sont les premières concernées. Mais si certaines entreprises font faillite, qui sera votre fournisseur demain? Bref, un effet domino se développe derrière tout cela.Chaque jour, une quarantaine de petites et moyennes entreprises ferment leurs portes. Il y a donc beaucoup en jeu en ce qui concerne les délais de paiement. Et disposer des bons outils permet une meilleure gestion de la facturation et de réduire ces délais https://www.rendezvoustroglos.fr/.
Un problème pour vous en tant que client
Recevoir les factures des fournisseurs et être en mesure de les traiter en temps opportun est également un défi pour vous. En effet, l’Etat a mis en place des sanctions pour les entreprises qui ne respectent pas les délais (en cas de paiement anticipé, il peut au contraire bénéficier d’un bonus). En novembre 2019, l’opérateur SFR a été contraint de payer une amende record de 3,7 millions d’euros pour retard de paiement de ses fournisseurs (29% du total des achats de l’opérateur ont été payés fin 2017). L’opérateur a été condamné à payer cette pénalité pour cette rétention illégale d’espèces.
Le non-respect des délais de traitement peut non seulement entraîner une pénalité, mais aussi ternir votre réputation. Vos relations avec vos fournisseurs et votre réputation.
Par ailleurs, dans le contexte particulier de la crise sanitaire du Covid-19, lorsque vous respectez ces délais, l’État français apporte des aides. C’est une incitation supplémentaire à respecter les délais de paiement. En accordant cette aide, l’État tente d’atténuer la crise économique qui se prépare. En effet, de nombreuses entreprises sont en danger et d’autres tentent de s’adapter à une activité économique largement perturbée. Certains groupes comme EDF, L’Oréal … se sont engagés à payer leurs fournisseurs dans les plus brefs délais. Mais pour les petites entreprises, ce paiement est plus compliqué. Les aides mises en place sont donc un moyen de surmonter ces difficultés. Ils peuvent ainsi être utilisés pour payer au plus vite les salariés et les fournisseurs.
Le respect des délais de traitement est donc un enjeu financier important pour votre entreprise mais aussi un enjeu pour vos relations fournisseurs.
Informations accessibles et sans papier
L’un des avantages de la facturation électronique est qu’elle vous libère du papier. Fini l’impression, la copie et l’envoi de courrier. Fini le tri, la numérisation, la saisie et les erreurs qui en résultent. Des démarches dont le service administratif et financier peut se passer avec la facturation électronique. Cela permet d’économiser du temps sur des tâches chronophages et souvent coûteuses. Autre amélioration avec l’affranchissement papier: moins d’archivage des documents papier ! Cela a un coût et prend du temps. Dans le cas exceptionnel d’un contexte de télétravail, vos personnels administratifs et financiers n’ont plus besoin de se déplacer ou de dépenser de l’énergie en appels téléphoniques ou e-mails pour récupérer les documents nécessaires. La facturation électronique permet de s’affranchir de toutes les contraintes techniques liées au papier. L’accès immédiat à l’information en toutes circonstances grâce à la digitalisation démontre qu’il est possible d’assurer à distance la continuité d’activité des équipes financières. Pour certaines entreprises, c’est une question de survie. Et même en temps normal, la dématérialisation reste un atout majeur dans le processus de traitement de vos factures.
N’hésitez pas à consulter le site Bluemega.com pour être conseillé sur les processus de dématérialisation dans votre entreprise.