Lorsque vous décidez de choisir l’externalisation comptable à Madagascar, vous devez suivre certaines étapes. La comptabilité étant une tâche complexe et délicate, il est indispensable d’adopter les bonnes manières afin de réussir cette expérience. Avant de sélectionner le partenaire idéal, vous devez déterminer les réels besoins de votre organisation. Aussi, ne confiez pas cette mission à n’importe qui. Menez une recherche approfondie sur le marché. Puis, une fois l’agence trouvée, assurez la mise en place du service. Sans oublier le suivi et le contrôle réguliers afin de garantir la qualité de cette partie importante de votre entreprise. Détails !
Définition des besoins
Lors de l’externalisation comptable à Madagascar, la première étape consiste à définir les besoins de votre entreprise. En effet, chaque organisation possède ses propres exigences en matière de comptabilité. Vous pouvez décider de confier la totalité de cette tâche à une agence malagasy ou seulement une partie de celle-ci. Par ailleurs, déterminer les services à sous-traiter est crucial avant de chercher votre prestataire. Une analyse détaillée sur la situation actuelle de votre société au niveau comptable s’impose. Vous devez, dans ce cas, vous poser les bonnes questions, entre autres :
- Quelles sont les méthodes comptables actuellement utilisées ? Analytique ou budgétaire ?
- Quelles déclarations devez-vous réaliser et quelle est leur fréquence ?
- Combien de fiches de paie vous éditez chaque mois ?
- Quel tableau de bord avez-vous besoin ?
- Combien de volumes souhaitez-vous faire traiter chaque mois ?
Vous pouvez notamment externaliser les tâches à faible valeur ajoutée. Il s’agit, par exemple, du suivi de ventes et des achats, de la gestion de paies ou de l’édition des factures.
Sélection de l’agence d’outsourcing
Une fois les besoins définis, vous pouvez commencer à choisir l’agence d’outsourcing à Madagascar à mandater. Dans cette partie, il existe quelques facteurs essentiels à considérer.
L’expérience de l’agence
La comptabilité reste une tâche complexe et délicate et il vaut mieux la confier à une société qui possède du savoir-faire. Assurez-vous qu’elle dispose des compétences nécessaires pour réaliser le travail. En outre, passez en revue la réputation de l’agence. Vérifiez ses références, les témoignages clients et le nombre d’entreprises qui ont déjà recouru à ses services.
Sa flexibilité
Ensuite, il est crucial de savoir comment fonctionne l’entreprise. Optez pour une agence méthodique, bien organisée et qui peut se préparer à toutes les situations. Dans la comptabilité, les volumes de pièces à traiter peuvent varier. Le bon prestataire peut ainsi s’adapter à ces contraintes tout en assurant un travail de qualité professionnelle.
Les mesures de sécurité de données mises en place
La sécurité doit être le principal souci de tous les prestataires. En effet, les données de la comptabilité de votre entreprise s’avèrent sensibles. La bonne agence doit alors avoir une mesure de sécurité rigoureuse afin de préserver la confidentialité de vos informations.
Le tarif de prestations
Comparer les prix peut aussi vous aider à dénicher la meilleure agence d’outsourcing à Madagascar. Certes, le tarif des prestations reste moins déterminant dans ce type de services. Néanmoins, il est toujours préférable de collaborer avec une entreprise qui propose des services avec un meilleur rapport qualité-prix.
Mise en place du service
Une fois le prestataire sélectionné, il faut procéder à la mise en place de l’outsourcing comptable. Cela consiste à établir un contrat et à transmettre les documents comptables.
Signature du contrat de sous-traitance
L’externalisation comptable est une solution intéressante pour les entreprises en quête de réduction des dépenses et de gain de temps. Afin d’assurer la réussite du projet, il convient d’établir un contrat de sous-traitance. Ce document doit réunir toutes les informations concernant les responsabilités et les obligations des parties signataires. Il faut notamment y préciser :
- les missions déléguées,
- vos attentes en tant que donneur d’ordre,
- les délais de livraison,
- la tarification,
- les modalités de facturation,
- les conditions de résiliation.
Un contrat clair garantit une communication efficace permettant d’assurer le succès de la collaboration.
Transfert des données
En tant que donneur d’ordre, vous devez fournir à l’agence sous-traitante toutes les informations nécessaires pour commencer son travail. Il faut alors lui transmettre les documents comptables. Pour cela, assurez-vous de bien les trier et de les ranger convenablement.
Vous pouvez, par exemple, classer vos pièces comptables par catégorie, par ordre chronologique, par fournisseur ou par client. De quoi faciliter leur transfert au prestataire.
Suivi et contrôle
Dans le cadre d’une externalisation comptable, il reste primordial de suivre et de contrôler le travail du sous-traitant. Cela permet de s’assurer que les tâches sont exécutées conformément aux normes comptables, et les délais respectés.
Vous devez alors mettre en place un comité de suivi capable de superviser le bon déroulement de l’opération. L’utilisation des outils de suivi, comme les tableaux de bord, vous aidera à surveiller en temps réel l’avancement du projet. Il faut également avoir un canal de communication ouvert avec le sous-traitant.
N’hésitez pas à fixer des réunions de temps en temps pour discuter des progrès du projet. Vous pouvez aussi réclamer des rapports réguliers de la part du prestataire. Cette solution permet de résoudre rapidement les éventuels problèmes ou divergences pour éviter toute interruption dans l’opération.