Actuellement, de nombreux administrateurs ainsi que les entreprises font de plus en plus appel à un opérateur de saisie pour des travaux de rédaction et de sauvegarde de contenus administratifs. L’objectif est d’obtenir une plus-value et d’archiver les données. Cette opération consiste à conserver les données d’une société vers un prestataire externe sousforme de sous-traitance.
Pourquoi externaliser la saisie de donnée ?
La saisie de donnée externalisée est en général le fait de confier un OPS opérateur de saisie, une tierce personne compétente qui est apte à réussir les tâches y afférentes. Ce procédé permet aux chefs d’entreprise de se défaire totalement de lourde tâche de la branche administrative. Non seulement ce dernier gagne un peu plus de temps pour s’occuper d’autres affaires plus importantes à la gestion d’entreprise au lieu de s’acharner avec la saisie des documents et paperasses d’archives.
L’externalisation d’une opération de saisieprésente d’incontestables avantages surtout pour les entreprises qui en font appel. Tout d’abord, elle permet à ces dernières de se concentrer entièrement sur ses activités en laissant à un spécialiste l’écriture des articles de qualité et le sauvegarde des données. Puis, elle permet de minimiser les charges salariales en engageant un opérateur de saisie comme employé fixe. En effet, les sociétés préfèrent travailler avec un prestataire de saisie pour économiser et obtenir de meilleur résultat. Comme types de prestations, ceprestataire de donnée numérique peut se charger de la rédaction des contenus administratifs d’une entreprise, de l’enrichissement de texte, la retranscription audio des conférences et des réunions, la retranscription des bilans annuelle et bien d’autres encore.
On peut également accroître la compétitivité d’une entreprise en bénéficiant de compétences humaines, technologiques et matérielles grâce à un opérateur de saisie.
Quelques pièges à éviter dans une externalisation d’opération de saisie
L’externalisation d’une opération de saisie peut comporter des inconvénients auxquelles les entreprises ne prennent pas attention. Ce genre de prestation peut créer une dépendance du client vis-à-vis du prestataire si on confie tout le temps l’écriture des données numériquesà un opérateur de saisie indépendant. Pour éviter cela, il est donc nécessaire de toujours vérifier la qualité des prestationsque l’opérateur de saisieprésente. Il est d’ailleurs important de minimiser les risques de mauvaise retranscription audio qui peut nuire à l’image de l’entreprise. Dans le domaine de l’archive de contenu, on doit contacter un rédacteur qualifié pour l’écriture des contenus destinés à être conservés sur le site de l’entreprise.
Comment choisir une externalisation d’opération de saisie ?
Sur Internet, on trouve beaucoup de sociétés qui proposent des services de saisie de donnée. Si on souhaite obtenir une externalisation de saisie réussie, il est impératif donc d’être très vigilant dans la recherche de l’opérateur. Pour cela, avant de signer le contrat, on peut tester les performances et le sérieux de ce prestataire de donnée numérique en lui faisant une période d’essai. Dans le contrat, il doit avoir un accord entre l’entreprise et le prestataire précisant tous les détails techniques sur la qualité et la quantité des contenus web.
Par la suite, les entreprises qui souhaitent passer par l’externalisation d’opération de saisie doivent prévoir des mesures de suivi. Ces dernières permettent de gérer la qualité des articles livrés et la garantie des sauvegardes numérique des données. Puis, il est préférable d’établir une relation de confiance avec le sous-traitant pour éviter les problèmes en cours de route.
Enfin, il est recommandé aussi de faire une liste des prestations à externaliser et de comparer les prix. Pour ce faire, il serait mieux de demander plusieurs devis avant de prendre une décision.
En outre, certaines firmes demandent un travail déjà effectué par l’opérateur de saisie pour connaitre les compétences de l’opérateur de saisie. Cela reste une méthode efficace pour obtenir un travail sur mesure. C’est de cette manière qu’on trouve un professionnel dans le domaine de la saisie.