L’accueil téléphonique tient un rôle essentiel dans le renforcement de la relation client. Malgré la place importante que prennent les réseaux sociaux et les autres canaux via le web dans la communication de l’entreprise avec sa clientèle, le téléphone reste un outil indispensable. Mais quels sont concrètement les intérêts pour une société d’avoir un accueil téléphonique ?
En quoi consiste la permanence téléphonique ?
Avant de parler de l’importance pour une entreprise d’avoir un accueil téléphonique, il est indispensable de comprendre en quoi consiste cette mission. Également appelée permanence téléphonique, il s’agit d’un service de téléphonie consacré à gérer les appels téléphoniques, plus particulièrement les appels entrants.
Cette fonction a pour objectif de traiter rapidement les appels dans le respect de consignes spécifiques, de manière à optimiser la relation client. Généralement, l’accueil téléphonique au sein d’une entreprise consiste à renseigner les appelants, gérer les messages et agendas, qualifier l’appel, transférer l’appel vers le collaborateur concerné, etc. Si tels sont les objectifs de la permanence téléphonique, quels sont donc ses intérêts pour une société ?
Les intérêts pour une entreprise d’avoir un accueil téléphonique
Malgré le développement des réseaux sociaux et des outils de communication disponibles sur le net, bon nombre d’entreprises évitent de négliger leur service d’accueil téléphonique en raison des nombreux avantages qu’il offre. Parmi ces avantages, on peut citer :
- Pour fournir un accueil humain et personnalisé
Lorsqu’un client ou un prospect cherche à contacter une entreprise, que ce soit pour se renseigner ou faire une réclamation, il a besoin de recevoir des réponses instantanées et personnalisées.
Pour cela, la permanence téléphonique est le type d’accueil qui répond le mieux à ses attentes. En effet, le télésecrétaire ou téléopérateur lui fournit un accueil humain et de vive voix, ce qui permet à l’interlocuteur d’obtenir des informations précises et complémentaires.
- Pour véhiculer une bonne image de la société
L’accueil téléphonique est pour une entreprise un bon moyen de véhiculer une bonne image auprès de ses clients et prospects. En effet, à partir des premières secondes d’échange avec son interlocuteur, le téléopérateur veille à dégager une bonne impression et un climat favorable afin d’avoir un impact positif auprès du client ou prospect.
Tous les contacts à travers la permanence téléphonique restent marqués dans l’esprit de ce dernier et influent sur sa perception de la société. Mettre en place un standard téléphonique de qualité constitue une première étape vers la conquête de nouveaux clients, mais aussi la fidélisation de la clientèle actuelle.
- Pour une organisation améliorée
La mise en place d’un accueil téléphonique permet à l’entreprise d’améliorer l’organisation de son personnel. Qu’il s’agisse d’une permanence téléphonique en interne ou externalisée, ce service a pour avantage de permettre aux collaborateurs de la société de se focaliser sur leur cœur de métier.
Ils ne seront plus dérangés par les nombreux appels constants des clients, prospects, fournisseurs, etc. Le service de permanence téléphonique se charge de répondre et de traiter efficacement tous les appels, de manière à éviter qu’un appel ne sonne dans le vide ou bascule vers un répondeur.