La dématérialisation du bulletin de paie

Le Code du travail a facilité au mieux la démarche obligatoire du bulletin de paie pour les entreprises. Dans ce cadre, il est possible d’offrir aux employés un bulletin de paie électronique. La dématérialisation du bulletin de paie est ainsi une démarche pratique et plus simple pour chaque entreprise. C’est en utilisant un logiciel spécifique que cela est possible.

La dématérialisation: possible depuis 2017

Depuis le 1er janvier 2017, tous les employeurs peuvent dématérialiser les bulletins de paie des employés de l’entreprise sauf si l’employé s’y oppose. Il convient tout de même de différencier les règles de la dématérialisation du bulletin de paie avec les nouvelles règles liées à sa présentation. En utilisant un logiciel ressources humaines efficace, toutes ces contraintes sont prises en compte. Bien entendu, l’employeur peut décider de dématérialiser les bulletins de paie de ses employés, mais rien ne l’y oblige. C’est une démarche pratique accessible à tous les chefs d’entreprise et non une obligation légale.En outre, il est possible de dématérialiser les bulletins de paie à tout moment. Il n’est pas nécessaire d’attendre une nouvelle année pour s’adonner à cette démarche. La seule condition pour pouvoir dématérialiser les bulletins de paie est d’en informer les salariés concernés. Tous les moyens d’information sont bons dans cette démarche. Il convient de faire savoir aux salariés qu’ils peuvent s’y opposer s’ils le souhaitent.

Concernant la conservation du bulletin de paie

L’article L3243-2 du Code du travail régit les règles liées à la remise d’un bulletin de paie électronique. Si l’employé reçoit une forme électronique de sa fiche de paie, l’employeur doit toujours lui garantir une version conservée pendant 50 ans ou tout du moins jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans. Si l’entreprise compte fermer le service de mise à la disposition du bulletin de paie, elle doit en informer le salarié au moins 3 mois à l’avance. Ainsi, tous les salariés pourront récupérer les bulletins stockés. Bien sûr, cette démarche est valable si la société gère elle-même le service ou si elle fait appel aux services d’un prestataire extérieur. Dans les deux cas, le service concerné doit mettre à la disposition des salariés une version électronique du bulletin de paie dans un format courant. Aussi, d’après l’article L3243-2 du Code du travail, la fiche de paie de l’employé doit être présente à tout moment sur le site de l’entreprise dans le compte personnel du travailleur.

Utilisez des outils spécialisés pour faciliter cette démarche

Même si la dématérialisation du bulletin de paie n’est pas une démarche obligatoire, elle est régie par une législation spécifique. Dans cet ordre, se soustraire aux contraintes légales amène à une amende de 450 euros selon l’article R3246-2 du Code du travail et les articles 131-13 et 131-41 du Code pénal. Afin de mieux prendre en compte toutes ces contraintes, il convient alors d’utiliser des outils spécialisés dans le domaine de la dématérialisation du bulletin de paie. Ces logiciels spécialement conçus pour l’usage au niveau des ressources humaines sont efficaces et surtout faciles à utiliser. Bien entendu, ils assurent une sécurité d’usage à tous les niveaux.

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